Kā sakārtot lietvedību mazā uzņēmumā?

moving-boxes-fileLai tiktu galā ar visiem dokumentiem, kas ir gadu laikā sakrājušies uzņēmumā, izdomāju pati savu sistēmu. Tagad visus dokumentus kārtoju kastēs, katra no tām ir veltīta kādai konkrētai tēmai, lai vieglāk varētu orientēties. Kastē dokumenti, savukārt, salikti mapēs, ja nepieciešams. Cerams, ka šāds sakārtojums noderēs arī jums. Sarakstā ir minēti gan obligātie dokumenti, gan vēlamie, gan tādi, kuru nepieciešamību esmu sapratusi ilgāk strādājot. Noteikti saraksts ir papildināms, atkarībā no uzņēmuma darbības veida. Sarežģitās lietvedības sistēmas ir paredzētas lieliem uzņēmumiem, bet iesācējiem pilnīgi pietiek ar šādu sistēmu:

 

Pamatdokumenti

  1. Reģistrācijas apliecība + dažas jau apstiprinātas kopijas, lai tās būtu gatavas, kad ievajadzēsies
  2. PVN maksātāja reģistrācijas apliecība
  3. Statūti
  4. Izziņas par valdes pārvēlēšanu (kādreiz valde bija jāpārvēlē ik pēc 3 gadiem, tagad tikai pēc nepieciešamības)
  5. Biznesa plāns (Ļoti noder savu plānu saskaņošanai)
  6. Stila grāmata, kurā ir iekļauta informācija par logo, telpu, iepakojumu, pavadzīmju, rēķinu, konveršu, vizītkaršu utt. stilu, krāsām, izmantošanas noteikumiem.
  7. Dažādi dokumenti, kas apliecina jūsu autortiesības, kopiraitu utt.
  8. Īpašumtiesību dokumenti (ja ir)
  9. Struktūrvienību reģistrācijas apliecības (ja ir struktūrvienības)
  10. Lapa ar bankas informāciju (protams, nav domāts PIN kods!): kontu numuri, jūsu klientu menedžera koordinātes utt. Lai nebūtu jāmeklē pa visām mapēm
  11. Mapīte ar visiem rīkojumiem un rīkojumu reģistrācijas žurnāls
  12. Iepriekšējo gadu bilances
  13. Mape ar izdrukām un kopijām no žurnāliem, avīzēm – viss par mūsu uzņēmumu. Te arī liekam dažādus statistikas datus, atsauksmes, pateicības vēstules un citas līdzīgas lietas
  14. Vēl viena mape ar to pašu – bet tagad par konkurentiem
  15. Dažādi reklāmas un izdales materiālu paraugi (t.i. – atstājat noteikti sev pa vienam eksemplāram no visa tā, ko jūs esat veidojuši dažādām reklāmas akcijām, konkursiem, izstādēm utt.), t.sk. arī nerealizēto materiālu skices un variantus.

 

Lietvedība

  1. Lietu nomenklatūra
  2. Dokumentu aprites kārtība (mazam uzņēmumam ne pārāk vajadzīga lieta)
  3. E-dokumentu aprites kārtība (pieprasa normatīvie akti. Tātad, ja jums ir e-dokumenti, piemēram, rēķini, tad jābūt arī tādiem noteikumiem)
  4. Mapīte ar SIA valdes sapulces protokoliem
  5. Ienākošie/izejošie dokumenti
  6. Reģistrs ienākošiem/izejošiem dokumentiem
  7. Līgumi ar klientiem un sadarbības partneriem
  8. Līgumi ar piegādātājiem (ja tādi ir. Tas atkarīgs no darba veida)
  9. Līgumi ar «saimniekiem» (ar tiem es saprotu līgumus par telpu īri; par elektrību; par tālruni; par mobilajiem; dažādiem pakalpojuma sniedzējiem – t.sk. līzings)
  10. Līgumu reģistrācijas žurnāli
  11. Dažādi pieņemšanas/nodošanas akti (tos liekam klāt pie attiecīgā līguma)
  12. Licences datorprogrammām (sadalītas pa kabatiņām, attiecīgi katram datoram)

 

Personāls

  1. Mapīte par katru darbinieku, kas ietver sevī darba līgumu, darba pienākumu aprakstu (amata apraksts), iesniegumu par pieņemšanu darbā, rīkojumu par pieņemšanu darbā, personas kartiņa, pases un izglītības dokumentu kopijas. Ja darbinieks vairs nestrādā, tad nāk klāt iesniegums par atbrīvošanu, rīkojums par atbrīvošanu, izziņa par darba gaitu. Atcerieties, ka visur jānorāda ne tikai profesija, bet arī profesijas kods pēc profesiju klasifikatora.
  2. Atvaļinājuma plāns un iesniegumi par atvaļinājuma piešķiršanu, rīkojumi par atvaļinājuma piešķiršanu.
  3. Darba laika uzskaites tabeles.
  4. Darba līgumu reģistrācijas žurnāls.
  5. Nodokļu grāmatiņu reģistrācijas žurnāls.
  6. Darba kārtības noteikumi (tiem ir obligāti jābūt, ja pie jums strādā vairāk par 10 darbiniekiem).
  7. Saraksts ar darbiniekiem, kuriem ir nepieciešams veikt obligāto veselības pārbaudi; obligātās veselības pārbaudes kartes. Šeit vēl var pieminēt sanitārās grāmatiņas, ja nepieciešamas.

 

Darba aizsardzība

  1. Darba aizsardzības speciālista apliecība
  2. Darba aizsardzības pasākumu plāns (katru gadu jāraksta un jāapstiprina jauns)
  3. Rīkojums par to, kurš veic darba aizsardzības speciālista pienākumus
  4. Rīkojumi par darba aizsardzību, ugunsdrošību, elektrodrošību (par atbildīgajiem, pienākumiem utt)
  5. Darba vides risku novērtējums (katru gadu jāraksta jauns)
  6. Ievadinstrukcija (darbiniekam stājoties darbā)
  7. Darba aizsardzības instrukcijas katram darba veidam/amatam/veicamajam darbam (piemēram, instrukcija darbam ar datoru; instrukcija autovadītājam – ja uzņēmumam ir auto, pat vieglais)
  8. Ievadinstruktāžu žurnāls (pēc ievadinstruktāžas katram darbiniekam jāparakstās)
  9. Darba aizsardzības instruktāžu darba vietās žurnāls (par instruktāžu katru gadu)
  10. Ugunsdrošības instruktāžu žurnāls
  11. Ugunsdzēšamo aparātu uzskaite žurnāls (ja aparāti ir jūsu pārvaldībā. Ja tie ir centralizēti pa visu biroju ēku, tad jums tas nav vajadzīgs)
  12. Evakuācijas plāns (ja jūs aizņemat tikai vienu kabinetu biroju centrā, tad jābūt uz sienām vienam kopējam plānam, paši varat nezīmēt)
  13. Nelaimes gadījumu uzskaites žurnāls
  14. Aptieciņa ar zālēm

 

Kā kārtot pa mapēm savus dokumentus, tas ir katra uzņēmēja brīvā izvēle. Savukārt, lai «papīrs» kļūtu par dokumentu, jāievēro normatīvo aktu prasības. Tiekai ievērojot šīs prasības, dokumentam tiek piešķirts juridiskais spēks.

 

Galvenie normatīvie akti, kuru prasības jāievēro, kārtojot lietvedību:

  1. Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība (MK noteikumi Nr 916, 28.09.2010.)
  2. Dokumentu juridiskā spēka likums (01.07.2010.)
  3. Arhīvu likums (01.01.2011.)
  4. Elektronisko dokumentu likums (01.01.2003.)
 
 

SIA Cālis.lv līdzīpašniece Agnese Vīdnere

www.vidnere.lv

www.calis.lv